Руководство по работе с заказами покупателей на сервисе Goodwix

В разделе «Заказы покупателей» находятся заказы от ваших покупателей. Здесь же вы можете управлять их статусами: подтверждать, отклонять, сообщать клиенту, что товар отгружен, а также просматривать статусы работы покупателей над заказом.

1. Заказы покупателей

  • При появлении нового заказа вы получите уведомление в разделе «Заказы покупателей» и на электронную почту, привязанную к вашему аккаунту. Статус этого заказа будет помечен как «Новый».
  • Заказы могут иметь статусы: «Отправлен», «Отклонен», «Отменен», «Согласован», «Ожидает согласования» «Изменен», «Редактируется»«Подтвержден», «Получен», «Отгружен». Подробная информация о статусах заказа представлена в инструкции «Руководство по работе со статусами заказа на сервисе Goodwix».

1.1. Отображение информации в интерфейсе заказов

  • Вы можете работать только с теми полями заказа, которые вам нужны.
  • Данная функция доступна для настройки данных в списке всех заказов.
  • Нажмите на кнопку.
  • Вы можете скрыть или отобразить столбцы в таблице заказов в соответствии со своими потребностями.

1.2. Удобная система поиска и фильтрации по всем заказам

  • Вы можете воспользоваться функцией поиска и фильтрации для быстрого доступа к конкретному заказу.
  • В строке быстрого поиска укажите наименование покупателя.
  • В заказах покупателей появятся только отобранные вами заказы.
  • Вы можете работать с заказами, отфильтрованными по необходимым параметрам.
  • Перейдите в панель «Фильтр заказов».
  • Сервис позволяет быстро просмотреть заказы по контрагентам, сумме, валюте, статусам, информации об оплате и другим важным параметрам.
  • Нажмите кнопку «Применить».
  • Теперь вы можете оперативно просмотреть заказ, отобранный вами с помощью быстрого поиска и инструмента фильтрации.
  • Выделите необходимую строку с заказом (она должна быть подсвечена серым) и нажмите на кнопку «Открыть» в правом верхнем углу.

2. Обработка заказов покупателей

Вы можете согласовыватьредактироватьотклонять входящие заказы, задавать уточняющие вопросы в комментариях и   обмениваться документами.

  • Во вкладке «О заказе» содержится вся информация о полученном заказе — текущий статус, сведения о покупателе, сумма к оплате, перечень товаров и их количество в заказе. Здесь же будут отображаться комментарии покупателя, если он внес их при отправке.
  • Во вкладке «Документы и файлы» доступны все документы, прилагаемые поставщиком или покупателем в ходе взаимодействия по данному заказу.

2.1. Согласование заказа

  • Чтобы согласовать заказ покупателя достаточно изменить статус заказа на «Подтвержден». Таким образом ваш покупатель будет проинформирован, что его заказ принят в обработку.  Подробная информация о статусах заказа представлена в инструкции «Руководство по работе со статусами заказа на сервисе Goodwix».

2.1.1. Указание даты отгрузки

  • Чтобы указать дату отгрузки заказа, неразделённого на части, введите значение в поле «Дата отгрузки» в блоке свойств заказа.

2.1.2. Управление наличием

  • Если покупатель оформил заказ на товары, которые отсутствую на складе, перейдя по ссылке Вы сможете оперативно посмотреть в каких заказах они зарезервированы и в каких статусах находятся.
  • На основании этой информации Вы можете оперативно поменять приоритеты отгрузок.

2.1.3. Разделение заказов

  • Если покупатель оформил заказ на товары, которые есть в наличии на складе и товары под заказ, то система автоматически разделит этот заказ на 2 части.
  • Чтобы указать дату отгрузки заказа, разделенного на части, введите значение в поле «Дата отгрузки», расположенном в блоке свойств каждой части заказа.
  • Измените статус  заказа на «Подтвержден».
  • Сервис автоматически сформирует из каждой части — отдельный заказ.
  • При смене статуса — ваш покупатель получит соответствующее уведомление об изменении в заказе. Для покупателя будет отображён красный бейдж в левом меню сервиса рядом с разделом «Заказы поставщикам».
  • После подтверждения отгрузки зарезервированного товара —  поменяйте статус на «Отгружен».
  • Сервис отгрузит товар в количестве, приведённом в заказе: вычтет количество товара в заказе из количества товара в наличии на складе.

2.1.4. Удобная система поиска и фильтрации по конкретному заказу

  • Для наиболее удобной работы — вы можете выбирать ключевые характеристики товаров внутри конкретного заказа.
  • Нажмите на кнопку.
  • Вы можете скрыть или отобразить столбцы в таблице заказов в соответствии со своими потребностями.

2.2. Редактирование заказа

  • изменять количество товара;
  • удалять товар;
  • переносить товар между частями заказа;
  • копировать товар между частями заказа;
  • добавлять товары в заказ.

Изменения, внесённые в заказ, будут отправлены на согласование с покупателем.

2.2.1. Изменение количества товаров

  • Чтобы изменить количество товара, укажите требуемое количество в поле «Количество».

2.2.2. Удаление товара из заказа

  • Чтобы удалить товар из заказа или его части, отметьте товары, которые вы хотите удалить.
  • Нажмите на кнопку «Удалить товар» в верхней панели.
  • Подтвердите удаление.

2.2.3. Перенос товара между частями заказа

  • Чтобы перенести товар между частями заказа, отметьте товары, которые вы хотите перенести.
  • В верхней панели выберите пункт для переноса товаров:
  • для переноса в первую часть — выберите пункт с её названием в выпадающем списке «В 1»;
  • для переноса товара во вторую часть — выберите пункт с ее названием в выпадающем списке «В 2»;
  • для переноса в новую часть заказа — выберите пункт «В новую часть».

Товары будут перенесены в другую часть заказа в полном количестве.

2.2.4. Копирование товара из одной части заказа в другую

  • Чтобы скопировать товары из одной части заказа в другую, отметьте товары, которые вы хотите скопировать.
  • В верхней панели выберите пункт для копирования товаров:
  • для копирования в первую часть — выберите пункт с её названием в выпадающем списке «В 1»;
  • для копирования во вторую часть — выберите пункт с её названием в выпадающем списке «В 2»;
  • для копирования в новую часть заказа — выберите пункт «В новую часть».

Товары будут скопированы в другую часть заказа с количеством «0».

2.2.5. Добавление товаров в заказ

  • Вы можете добавить недостающие товары к себе в заказ.
  • Для этого нажмите на кнопку «Добавить товар».
  • Выберите необходимые позиции товаров.
  • Нажмите на кнопку «Добавить товар».
  • В вашем заказе появятся дополнительные товары.
  • После редактирования заказа —  поменяйте статус на «Отгружен».

2.3. Отклонение заказа

  • После отклонения заказа покупателя — будет отображён красный бейдж в левом меню сервиса рядом с разделом  «Заказы поставщикам».

3. Назначение сотрудника, ответственного за заказ

  • Чтобы назначить сотрудника поставщика, откройте необходимый заказ.
  • Выберите сотрудника, ответственного за заказ в выпадающем списке на вкладке «О заказе».

ВАЖНО: Обращаем ваше внимание на то, что переписка в поле комментариев заказа будет происходить от имени сотрудника, ответственного за заказ.

4. Обмен коммуникациями и документами по заказу

4.1.Добавление комментария к заказу

Добавить комментарий к заказу возможно 2-мя способами:

  • изменить статус (комментарий добавляется при смене стату
  • добавить комментарий поле для комментирования заказа..

4.1.1.Смена статуса заказа

  • Измените статус заказа в выпадающем списке.
  • Добавьте комментарий и нажмите на кнопку «Сменить статус» в правом нижнем углу.
  • Ваш покупатель также увидит изменение в заказе.

4.1.2.Добавление комментария в поле для комментирования заказа

  • Введите текст комментария в поле и нажмите кнопку отправления.

4.2. Прикрепление файла к заказу

  • Во вкладке «Документы и файлы» вы увидите доступные файлы, которые приложил к заказу покупатель. В случае изменения в этой вкладке вы также получите уведомление в сервисе и на электронную почту, к которой привязан аккаунт.

4.2.1. Хранилище файлов по заказам покупателей

  • Вся документация по оптовым сделкам находится в облачном хранилище файлов.
  • Выберите раздел «Хранилище файлов».
  • Перейдите на вкладку «Заказы покупателей».
  • В хранилище отобразятся добавленные файлы.