Руководство по работе с товарами поставщиков и управлению заказами на сервисе Goodwix

Раздел «Закупки» предназначен для взаимодействия с вашими поставщиками, оформления заказов и отслеживания их статусов. Смотрите также руководство Goodwix для закупок.

1. Товары поставщиков

  • Перейдите в раздел «Товары поставщиков» для того, чтобы просмотреть список предоставленных вам прайс-листов.
  • При появлении нового прайс-листа от поставщика вы получите уведомление в разделе «Товары поставщиков» и на электронную почту, привязанную к вашему аккаунту. Статус этого прайс-листа будет помечен как «Новый» с помощью красного круга.

2. Оформление заказа у поставщика

2.1. Оформление заказа с одного склада

Если к прайс-листу поставщика привязан склад, то при просмотре этого прайс-листа вы можете:

  • видеть наличие товара на этом складе;
  • заказать товар с этого склада.
  • В разделе «Товары поставщиков» выберите необходимый прайс-лист, щелкнув на его название.
  • В открывшемся окне вы увидите доступные категории товаров в прайс-листе.
  • При нажатии на вкладку «Информация о прайс-листе» вы увидите дополнительные сведения от поставщика: Название, Язык, Валюта,  Склад, Адрес склада и Описание прайс-листа.
  • Выберите необходимую категорию товаров, щелкнув по ее названию. В открывшемся окне вы увидите список товаров, их наличие на складе, а также основные характеристики: Артикул (SKU), Название,  Цена, Категория.

! ВАЖНО: Обращаем ваше внимание, что если товара из прайс-листа нет в наличии, то вы увидите информацию о дате поступления товара и получите возможность разместить заявку на интересующий товар под заказ. 

  • Для оформления заказа введите необходимое количество интересующего наименования в поле «Количество».
  • В поле справа будет отображаться общая информацию о заказе: Количество заказанных товаров, Итоговая сумма, НДС.
  • Нажмите на кнопку «Оформить заказ».

! ВАЖНО: Обращаем ваше внимание на то, что:

  • после оформления заказа — черновик заказа с указанным количеством товара будет сохранён в сервисе.
  • вы сможете вернуться к редактированию черновика заказа из раздела «Заказы поставщикам».
  • На вкладке «Мой заказ» будут отображаться 3 столбца:
  1. с количеством товаров (столбец «Количество»);
  2. с количеством заказанного товара, которое имеется в наличии на складе (столбец «Количество в наличии»);
  3. с количеством заказанного товара, которое превышает количество в наличии (столбец «Количество под заказ»).
  • Нажмите на кнопку «Отправить заказ».

! ВАЖНО: Обращаем ваше внимание на то, что Вы можете включить опцию «Получить заказ одним отправлением», чтобы получить заказ одним грузом, без деления его на части по наличию.

  • Вы получите уведомление сервиса об отправке заказа поставщику.

2.1.1. Добавление товаров поставщиков к себе в каталог

  • Вы можете сохранять товары своих поставщиков прямо к себе в каталог на сервисе.
  • После оформления заказа, перейдите на вкладку «Мой заказ».
  • Выберите необходимые товары.
  • Нажмите на кнопку «Сохранить к себе».
  • Выберите язык описания товаров.
  • Нажмите кнопку «Добавить».
  • Товары поставщиков успешно сохранились в списке ваших товаров.
  • Нажмите на ссылку «Перейти в каталог».
  • Добавленные вами товары появились в каталоге.

2.2. Оформление заказа с нескольких складов

Если к прайс-листу поставщика привязано несколько складов, то при просмотре этого прайс-листа вы можете:

  • видеть его наличие на складах, привязанных к этому прайс-листу;
  • заказать товар с этих складов.
  • Для оформления заказа, перейдите в необходимый прайс-лист на вкладку «Список товаров».
  • Выберите склад в выпадающем списке.
  • Укажите требуемое количество товаров в поле «Мой заказ», которое хотите заказать с этого склада.
  • Нажмите на кнопку «Оформить заказ».

! ВАЖНО: Обращаем ваше внимание на то, что:

  • по умолчанию на складе отображается наличие, которое было привязано поставщиком к прайс-листу первым.
  • для отображения суммарного количества товара на всех привязанных к прайс-листу складах — включите опцию «Остатки по всем складам» на панели дополнительных свойств.
  • На вкладке «Мой заказ» сервис сформирует заказы, оформленные с конкретного склада. Для товаров каждого склада будут отображены 2 столбца:
  1. с количеством заказанного товара, которое имеется в наличии на складе (столбец «Количество в наличии»);
  2. с количеством заказанного товара, которое превышает количество в наличии (столбец «Количество под заказ»).
  • Нажмите на кнопку «Отправить заказ».
  • Вы получите уведомление сервиса об отправке заказа поставщику.

3. Контроль заказа

3.1. Статусы заказов

3.2. Отображение информации в интерфейсе заказов

  • Вы можете работать только с теми полями заказа, которые вам нужны.
  • Данная функция доступна для настройки данных в списке всех заказов.
  • Нажмите на кнопку.
  • Вы можете скрыть или отобразить столбцы в таблице заказов в соответствии со своими потребностями.

3.3. Удобная система поиска и фильтрации по всем заказам

  • Вы можете воспользоваться функцией поиска и фильтрации для быстрого доступа к конкретному заказу.
  • В строке быстрого поиска укажите наименование поставщика.
  • В заказах поставщикам появятся только отобранные вами заказы.
  • Вы можете работать с заказами, отфильтрованными по необходимым параметрам.
  • Перейдите в панель «Фильтр заказов».
  • Сервис позволяет быстро просмотреть заказы по контрагентам, сумме, валюте, статусам, информации об оплате и другим важным параметрам.
  • Нажмите кнопку «Применить».
  • Теперь вы можете оперативно просмотреть заказ, отобранный вами с помощью быстрого поиска и инструмента фильтрации.

3.4. Удобная система поиска и фильтрации по конкретному заказу

  • Чтобы просмотреть информацию о заказе, выделите строку с заказом (она должна быть подсвечена серым) и нажмите кнопку «Открыть» в правом верхнем углу.
  • Для наиболее удобной работы — вы можете выбирать ключевые характеристики товаров внутри конкретного заказа.
  • Нажмите на кнопку.
  • Вы можете скрыть или отобразить столбцы в таблице заказов в соответствии со своими потребностями.

3.5. Обмен коммуникациями и документами по заказу

  • Во вкладке «О заказе» вы можете добавить комментарий к заказу, посмотреть комментарий поставщика, изменить статус заказа, например, с «Отгружен» на «Получен», чтобы подтвердить доставку.
  • Во вкладке «Документы и файлы» вы увидите доступные файлы, которые приложил к заказу поставщик. В случае изменения в этой вкладке вы также получите уведомление в сервисе и на электронную почту, к которой привязан аккаунт.

3.6. Хранилище файлов по заказам поставщикам

  • Вся документация по оптовым сделкам находится в облачном хранилище файлов.
  • Выберите раздел «Хранилище файлов».
  • Перейдите на вкладку «Заказы поставщикам».
  • В хранилище отобразятся добавленные файлы.
  • Если вам необходимо повторить ранее сделанный заказ, зайдите во вкладку «Заказы поставщикам», кликните на нужный заказ (строка должна быть подсвечена серым) и нажмите на кнопку «Создать копию» в правом верхнем углу.
  • У вас появится копия заказа со статусом «Черновик». Для редактирования и отправки заказа выделите его и нажмите на кнопку «Открыть». Внесите необходимые изменения (при наличии) и завершите оформление заказа.

4. Согласование заказа

  • Чтобы согласовать изменения в заказе, сделанные поставщиком, перейдите в необходимый заказ.
  • Измените статус заказа»Ожидает согласования» на «Согласован» из выпадающего списка.

5. Получение заказа

  • После отгрузки заказа поставщиком, подтвердите его получение.
  • Перейдите в необходимый заказ (при клике он подсветится серым).
  • Измените статус заказа на «Получен» из выпадающего списка.
  • Статус заказа будет отображаться как для вас, так и для вашего поставщика.