Как повысить эффективность управления компанией с помощью ИТ? 3 совета руководителю

Статьи Goodwix: 3 совета как повысить эффективность управления компанией

Талантливый руководитель всегда обладает ярко выраженными качествами, отличающими лидеров. Решительность, видение, чуйка, умение нестандартно посмотреть на ситуацию и понимание картины мира – это то, что технологии не в состоянии заменить (по крайней мере пока). Однако технологии позволяют сделать деятельность организации эффективнее: построить рациональные и прозрачные бизнес-процессы, укрепить внутрикорпоративные связи и взаимоотношения с партнерами, минимизировать риски, операционные и управленческие расходы.

Представляем вам три совета, которые помогут сделать компанию эффективной, а ее руководителю высвободить силы и время на генерацию новых идей.

1. Строить эффективные деловые коммуникации в корпоративных мессенджерах

Корпоративные мессенджеры позволяют сразу обеспечить доступ сотрудников ко всему информационному пространству компании и списку контактов, а также формировать рабочие группы в пространства и каналы. Таким образом, не нужно контролировать, чтобы у всех членов команды были необходимые логины и мобильные телефоны коллег, или оперативно актуализировать адресную книгу организации.

Конечно, эффективные коммуникации можно выстроить и на базе стандартных мессенджеров, но это может быть сопряжено с большими усилиями и негативом сотрудников, связанным с вторжением в пространство личного общения. Простой пример: установка десктопной версии популярного мессенджера на рабочий компьютер означает, что личные фотографии и переписка могут автоматически быть загружены на устройство, подключенное к локальной сети. Корпоративный мессенджер обеспечивает четкое отделение деловых коммуникаций от всех прочих взаимодействий человека, что позволяет сконцентрироваться на эффективном взаимодействии по рабочим вопросам.

При этом в условиях удаленной работы или распределенных команд – мессенджер является эффективным инструментом контроля сотрудников, ведь даже если в выбранном решении нет отметки о присутствии в онлайне, допустимая скорость ответа может быть регламентирована. Когда речь идет о личном аккаунте (номере мобильного телефона), добиваться этого от сотрудников куда сложнее.

Многие бизнес-мессенджеры позволяют структурировать общение: создавать списки контактов, диалогов, закреплять важные сообщения и осуществлять быстрый поиск и фильтрацию переписки, так как создавались они специально для решения деловых задач.

3 совета по повышению эффективности компании. Корпоративный мессенджер

Структурирование списка контактов в корпоративном мессенджере Goodwix

Однако у корпоративных мессенджеров есть один нюанс – большинство из них не предполагают коммуникаций с внешними контрагентами, без их добавления в пространство компании. Зачастую это приводит к тому, что у сотрудников, чей род деятельности связан с внешними взаимодействиями, каналы общения множатся: внутренние согласования происходят в одном мессенджере, а переписка с партнерами – в другом. Поэтому, выбирая канал корпоративных коммуникаций, отдавайте предпочтения тем решениям, которые позволят формировать единое пространство делового общения как внутри компании, так и с партнерами: покупателями, поставщиками и подрядчиками.

2. Минимизировать управленческие и операционные расходы с помощью автоматизации ключевых бизнес-процессов

Эффективное управление компанией всегда характеризуется рациональными бизнес-процессами, управляемой и прозрачной деятельностью сотрудников разных уровней, а также минимизацией рисков, операционных и капитальных затрат.

И как бы избито не звучало – автоматизация позволяет в разы повысить эффективность организации. Во-первых, сам процесс внедрения решения приводит к кардинальному пересмотру бизнес-процессов, выявлению сильных и слабых мест, направлений для улучшения и оптимизации.

Во-вторых, автоматизация всегда направлена на экономию и эффективное перераспределение ресурсов. Так автоматизация оптовых продаж с помощью технологий электронной коммерции минимизирует количество коммуникаций в процессе согласования, обсуждения и оформления заказа. А в результате менеджеры продают больше меньшими усилиями, с меньшими затратами на связь, содержание, актуализацию информации и постановку товаров в резерв.

В рамках управления закупками автоматизация позволяет эффективнее осуществлять мониторинг цен поставщиков по предоставленным предложениям, собирать КП на всю заявку или ее части, получать актуальные и полные данные по продукции, для их последующего использования в продажах или производстве изделий. Как следствие, снижение себестоимости, экономия за счет более выгодных закупочных условий, повышение товарооборота, планирование на основании актуального наличия, сроков производства и ближайших поставок.

И в-третьих, любая информационная система – это путь к накоплению базы ценнейших знаний по продажам, клиентам и структуре их заказов, ассортименту компании, ценах и номенклатурах поставщиков, эффективности работы сотрудников. Возможность владеть ситуацией в режиме реального времени или анализировать любой нужный период. Такую базу практически невозможно собрать вручную, а ее значение для анализа и принятия управленческих решений переоценить сложно.

3 совета по повышению эффективности компании. Аналитика по продажам

Аналитика по входящим заказам компании

3. Внедрять гибкую модель управления

2020 год дал сильный толчок к формированию новых стратегий управления. Удаленная работа с одной стороны, показала свою состоятельность и даже эффективность, а с другой – продемонстрировала слабые места при продолжительной динамике.Таким образом, эксперты прогнозируют рост популярности так называемой гибридной модели управления, когда часть работы происходит в офисе, а часть рабочего времени сотрудники проводят за его пределами.

При реализации гибридной модели управления облачные информационные системы становятся еще более обоснованными, чем раньше. Такие решения позволяют сотрудникам выполнять свои задачи в любом месте и с любого устройства, а руководителям в режиме реального времени быть в курсе ключевых процессов компании.

Обучение персонала и погружение в бизнес-процессы организации также проходит быстрее и эффективнее благодаря информационным системам, поддерживающим наставничество и обеспечивающим доступ к корпоративной базе знаний. Например, электронный каталог продукции компании, с подробными карточками товаров, содержащими все ключевые характеристики, потребительские описания и техническую документацию, является эффективным инструментом для обучения сотрудников продаж внутри компании или торговых партнеров.

3 совета как повысить эффективность компании. Электронный каталог товаров

Электронный каталог товаров Goodwix

Оцените возможности Goodwix для повышения эффективности коммерческой деятельности компании, экономии операционных расходов и укрепления связей внутри компании и с партнерами: покупателями, поставщиками и подрядчиками.