Goodwix + 1С: готовое решение для автоматического поступления заказов в учетную систему

Преимущества двустороннего обмена данными между Goodwix и 1С

Новые возможности Goodwix для интеграции с учетными системами позволяют решить одну из наиболее важных задач компании при переводе оптовых продаж в интернет – обеспечить обмен данными между учетной системой и B2B-порталом, дилерским кабинетом или сайтом, а иногда между несколькими системами одновременно.

Goodwix оптимизирует бизнес-процессы поставщика за счет:

• Возможности видеть актуальные остатки и самостоятельно оформлять заказы вашим покупателям.
• Существенного сокращения времени на подтверждение и обработку заказов.
• Минимизации ошибок и путаницы в контрагентах и коммуникациях.
• Обеспечения актуальных данных во всех информационных системах.
• Избавления менеджеров от работы в разных каналах и системах и высвобождения времени на активные продажи.

Комплексная оптимизация процессов для роста оптовых продаж

Использование B2B-портала существенно повышает эффективность процессов продаж. А как сложности оптовых продаж выглядят на практике в случае отсутствия автоматизации?

Допустим, есть компания-производитель или дистрибьютор. У нее настроена учетная система, в которой хранится вся номенклатура, базовые описания товаров, артикулы, остатки по складам и цены. И есть команда менеджеров по продажам, которые принимают заказы: по телефону или через сайт. В последнем случае часть информации поступает в учетную систему, но основной объем данных менеджеру приходится проверять и вносить самостоятельно. Так, для подтверждения заказа, ответственный сотрудник вручную проверяет остатки в 1С, заменяет отсутствующие позиции аналогами или редактирует их количество при необходимости. А после, переходит в почтовый клиент, чтобы отправить заказ для подтверждения изменений. Прибавьте к этому уточнение электронного адреса в админке сайта, адресной книге или CRM, и получается, что согласование одного заказа в лучшем случае занимает часы, а при условии замен и дополнительных коммуникаций – может продлиться несколько дней. Знакомо?

При такой системе работы проблемы неоптимизированных процессов проведения оптовых сделок очевидны:

1. Менеджеру приходится работать в 3-4 системах.
2. Возникает большое количество ошибок, путаница в контрагентах и т. д.
3. Обработка и согласование заказов занимает много времени.
4. Пока идет длительное согласование – остатки могут меняться, а товары заканчиваться, в случае фигурирования в заказах других менеджеров.
5. Изменения ассортимента товаров и цен при отсутствии интеграции необходимо загружать вручную. Это требует дополнительных операций, увеличивает риск возникновения ошибок, а также тормозит и удорожает процесс продаж.

И, как следствие, в этих условиях 90% времени сотрудников уходит на обработку заявок и только 10% остается на поиск новых клиентов и активные продажи. Как решить эти проблемы и повысить эффективность оптового предложения?

Возможности двустороннего обмена данными между Goodwix и учетной системой на примере «1С: Управление торговлей»

С функциональностью двустороннего обмена данными между Goodwix и учетной системой, поставщик может автоматизировать широкий круг задач по управлению процессами оптового предложения, закупок и коммуникаций с партнерами. Рассмотрим ключевые возможности работы систем на примере «1С: Управление торговлей».

1. Выгрузка товаров и создание каталога

Каталог Goodwix – это единая база актуальной информации о товарах, которая позволяет обеспечить покупателей всеми данными, необходимыми при выборе: подробными описаниями, потребительскими характеристиками, фотографиями и документацией. Вся информация из каталога попадает в прайс-лист в виде подробной карточки товара.

Создать структурированный каталог товаров можно как с помощью внутренних возможностей сервиса, так и на базе выгруженной номенклатуры из 1С, которая чаще всего отвечает потребностям учета и внутренней работы сотрудников, и не содержит достаточной информации для полноценного оптового предложения.

В Goodwix каталог позволяет гибко управлять обменом данными о товарах

Часто пользователи опасаются, что перенос данных между системами – это длительный и трудоемкий процесс. С Goodwix выгрузка товаров из 1С и создание продающего каталога для ваших покупателей занимает несколько минут.

2. Выгрузка складов и остатков

Интеграция Goodwix с учетной системой обеспечивает автоматический двусторонний обмен данными по складским остаткам и резервам.

При выгрузке остатков из 1С пользователь может выбрать только те склады, к которым хочет предоставить доступ покупателям. Это удобно в случае, если поставщик не хочет показывать остатки по всем складам, или когда компания работает непосредственно под заказ. Такая возможность особенно актуальна для поставщиков из пищевой промышленности.

Важным преимуществом интеграционного решения Goodwix является двусторонний обмен данными не только по остаткам, но и по резервам, которые учитывают все заказы: как оформленные в Goodwix, так и получаемые из других каналов продаж. В прайс-листах отображаются только свободные остатки с учетом этих суммарных резервов. Это сводит к минимуму вероятность недопонимания и конфликтных ситуаций с покупателями, а также между сотрудниками отдела продаж внутри компании.

Всегда актуальные складские остатки и резервы по заказам со всех информационных систем

Детальная информация по резервам

Для регулярного обновления остатков доступна функциональность автоматического обмена данными. Пользователи решения могут настраивать любой интервал в соответствии со своими бизнес-процессами. При этом для каждого склада можно создать собственное правило.

3. Выгрузка персональных цен и создание прайс-листов

Сегмент оптовых продаж предполагает возможность предоставления различных условий работы с разными категориями покупателей. Поэтому сегментированные прайс-листы и возможность гибкого управления ценовым предложением в Goodwix – ключевые инструменты поставщика.

При выгрузке данных из учетной системы каждому типу цен в 1С соответствует отдельный прайс-лист в Goodwix – таким образом покупателям доступны только свои персональные цены. При этом, поставщик может дополнительно управлять предложением прямо в интерфейсе облачного портала: добавлять различные категории цен, скидки и спец. предложения.

Прайс-лист, выгруженный из 1С, позволяет демонстрировать остатки одного или нескольких складов, а также дополнительные атрибуты товаров, заданные в каталоге, такие как цвет, размер, масса, сведения об оптовой упаковке и другие.

Оформление заказа покупателем в прайс-листе, сформированном на базе данных из 1С

4. Двусторонний обмен данными по заказам и резервам

По предоставленному прайс-листу ваши покупатели самостоятельно оформляют заказ на основании актуального наличия из 1С, а также персональных цен и скидок.

Для автоматической синхронизации полученных заказов с учетной системой поставщику необходимо подтвердить заказ в Goodwix: вручную или автоматически, создав соответствующее правило в прайс-листе.

Важно, что в разделе заказов поставщик сразу видит резервы по выбранным покупателем товарам, а также источники резервов со всех информационных систем: 1С, интернет-магазина и других.

При этом для каждого прайс-листа доступна настройка автоматического приема заказов. В таком случае резервирование товаров происходит сразу в учетной системе, а в интерфейсе Goodwix обновляются сведения о доступных остатках в режиме реального времени.

4.1. Сопоставление контрагентов

Для корректной обработки заказов в учетной системе, а также для того, чтобы не возникало путаницы в покупателях, при загрузке заказов из Goodwix в 1С происходит сопоставление контрагентов. Это позволяет избавиться от дублей организаций, а также дает возможность автоматически загружать информацию о новых клиентах сразу в учетную систему.

При этом, сопоставление контрагентов происходит автоматически, если в данных организации указаны сведения об ИНН и КПП.

Сопоставление контрагентов B2B-портала Goodwix и учетной системы 1С

4.2. Работа с заказами

Решение Goodwix для двустороннего обмена данными с учетной системой позволяет сократить время на обработку одного заказа практически в 3 раза.

Принимая и управляя всеми заказами покупателей в 1С, поставщику доступен полный объем возможностей для работы. Это:

• управление количеством позиций в заказе;
• их добавление и удаление;
• предложение аналогов;
• управление ценой и НДС, добавление скидки;
• изменение статусов заказов полного цикла: от приема до отгрузки, и наоборот.

Управление оптовым заказом покупателя в 1С

Таким образом за счет двустороннего обмена данными все внесенные изменения сразу отображаются у покупателя и поставщика интерфейсе Goodwix. Заказчик получает оповещение в сервисе и по электронной почте, при этом все исправления выделены для удобства пользователя. Настроенная система статусов в Goodwix делает процесс работы прозрачным для обеих сторон.

Например, в данном случае, поставщик, управляя заказом в 1С, удалил одну позицию в заказе, а в двух других поменял количество товара, цену, а также добавил ставку НДС. Обе организации сразу увидят изменения в заказе в интерфейсе Goodwix:

Изменения в заказе у поставщика: количество позиций, цена, резервы и складские остатки

Изменения в заказе у покупателя

4.3. Система коммуникаций по заказам в едином интерфейсе Goodwix

В дополнение к возможностям автоматизации приема и управления заказами в учетной системе, Goodwix является единой коммуникационной площадкой для оперативного взаимодействия с партнерами и обмена всей необходимой информацией, в том числе бухгалтерскими документами. В сервисе реализована удобная функциональность чата, комментариев к заказам, а также облачного хранилища данных: документов, медиа-файлов и т. д. Таким образом можно контролировать и согласовывать все этапы сделки в интерфейсе одной системы.

Заключение

Правильная интеграция корпоративных решений по учету и управлению оптовыми заказами может существенно изменить деятельность компании по сбыту, минимизировать рутинные операции, повысить результативность менеджеров, стимулировать рост объемов продаж и прибыли.

Мы ежедневно взаимодействуем с пользователями: руководителями компаний-производителей и дистрибьюторов из разных отраслей, выявляем потребности и, на их базе проектируем и разрабатываем функциональные возможности наших решений. Вы можете задать нам вопросы и получить консультацию по вашим бизнес-процессам, и мы расскажем, как сервис Goodwix решит ваши задачи по автоматизации. Или вы можете протестировать сервис и принять решение самостоятельно – это быстро и бесплатно.