Eng
Тотальное ускорение процессов требует молниеносных коммуникаций. Корпоративной почты давно недостаточно для организации профессионального взаимодействия. В ней осуществляются разве что официальные запросы и согласование документов, и то, все уточнения происходят в чатах, а письмо высылается для фиксации достигнутых договоренностей. Именно поэтому мессенджеры вошли в нашу жизнь плотно и в большом количестве используемых приложений, которое порой превышает десяток у самых продвинутых пользователей.
Безусловно мессенджеры имеют огромный потенциал для бизнеса, особенно если это корпоративные продукты, специально разработанные с учетом потребностей организаций. Они не только позволяют ускорить деловое взаимодействие, но и эффективно решают массу сопутствующих организационных и управленческих задач.
1. Единое коммуникационное пространство компании
Еще 5-10 лет назад компании тратили большие усилия и бюджеты на внедрение внутрикорпоративных порталов ради адресной книги сотрудников и построения единого информационного пространства, позволяющего объединяться в группы по проектам, интересам и сферам деятельности. Теперь это, во многом, решается корпоративным мессенджером, в котором сотрудник становится доступным для коммуникаций сразу при подключении к команде и, так же, получает возможность сразу связаться с любым коллегой, оперативно добавляться в нужные каналы и, соответственно, быстро включаться в работу.
Список контактов сотрудников
Безусловно, это не отменяет полезности корпоративных порталов с базой знаний и всеми прочими преимуществами данного класса решений для больших распределенных корпораций. Но с точки зрения быстрого подключения к корпоративному взаимодействию – с мессенджерами все стало намного проще.
2. Разделение личных коммуникаций и бизнеса
Мессенджер, привязанный к личному номеру мобильного телефона или адресу электронной почты – это личное пространство сотрудника, что оставляет за ним моральное право отказаться использовать данный канал в коммуникациях по работе и устанавливать на устройство в локальной сети компании. Как минимум такое смешение добавляет стрессовых ситуаций и прочих неловкостей.
Основная задача корпоративных мессенджеров – четко отделить личное общение от делового. Привязка к корпоративной почте облегчает подключение сотрудника к мессенджеру и исключение его из рабочих процессов при расторжении трудовых отношений, а также позволяет руководителю настаивать на использовании данного канала всеми сотрудниками. Сотрудники же в данном случае полностью защищены, от ситуаций, при которых их личная переписка, контакты и файлы могут стать доступны кому-то из коллег случайно или намерено.
3. Контроль
В продолжение разговора о разделении личного и делового пространств – корпоративный мессенджер, как официальный рабочий инструмент компании позволяет руководителю прописывать четкий регламент взаимодействия и контролировать его исполнение. Особенно актуален стал контроль в условиях удаленной работы. В этом случае мессенджер позволяет контролировать статус присутствия сотрудника в онлайне, скорость ответа на сообщения коллег в рабочие часы и так далее. Все это возможно и в некорпоративном мессенджере, но если это личный канал сотрудника – претендовать на его тотальных контроль, как минимум, неэтично. Корпоративный мессенджер в этом плане снимает все возможные нюансы, в том числе, позволяет сотруднику с чистой совестью выключать уведомления во внерабочее время.
4. Возможности администрирования
Возможности администрирования – еще одно ключевое преимущество корпоративных мессенджеров, как основных каналов для делового общения. Наряду с подключением и удалением сотрудника, о которых говорилось выше, данный класс продуктов позволяет управлять ролями пользователей и дифференцировать уровни доступа для всего пространства или отдельных каналов.
Назначение ролей пользователей в групповом чате
5. Эффективное взаимодействие команд и проектных групп
Групповые чаты сразу же нашли свое применение в командной и проектной работе. Возможность переписываться и обмениваться файлами всей рабочей группой предопределила эффективность мессенджеров в оптимизации делового взаимодействия. Вспомните, как часто вам в профессиональной деятельности встречались люди, не признающие кнопку «ответить всем» в email-переписке (особенно часто в ней теряется руководитель). В случае группового чата состав участников не меняется так стихийно, что позволяет любому члену команды в одном канале получать всю оперативную информацию по работе над договором, коммерческим предложением или проектом, просматривать документы и быть в курсе статусов по процессам. Это повышает эффективность обмена информацией, прозрачность и контролируемость взаимодействия, облегчает передачу дел, например, перед отпуском и ускоряет вхождение в курс дела после него.
Отличие корпоративных мессенджеров от стандартных в том, что эффективность командной работы достигается сочетанием преимуществ групповых каналов с расширенными возможностями структуризации переписки.
6. Структуризация коммуникаций
Так, например, работа над одним и тем же проектом может вестись несколькими группами: юристы задействованы в согласовании договора, конструкторский отдел просчитывает изделие, снабжение осуществляет поиск выгодных условий для закупки комплектующих по смете, а отдел продаж занимается всеми согласованиями с заказчиком. Хороший корпоративный мессенджер должен обеспечить возможность пользователю группировать все его диалоги в единый список, например, по номеру заказа.
Список диалогов по одному проекту
Кроме того, объем корпоративных коммуникаций в разы превышает ту же личную переписку – хотя бы исходя из предположения, что на работе мы работаем 8 часов чистого времени, не сильно отвлекаясь на другие сферы жизни. При таком количестве ежедневного общения корпоративный мессенджер просто обязан обладать широкими возможностями поиска и фильтрации информации: по всему мессенджеру и в конкретном диалоге, за период, по ключевым словам, собеседникам; позволять закреплять важные темы, описания, сообщения и документы.
7. Эффективные коммуникации с партнерами
Централизация общения в едином корпоративном канале, наряду с возможностями администрирования и структуризации коммуникаций обеспечивает с одной стороны оперативность делового общения, гарантируемого мессенджерами, а с другой – повышает его управляемость. Но вся концепция разваливается, если мессенджер не позволят вам работать с пользователями за пределами вашего корпоративного пространства. Если общение с клиентами, поставщиками и партнерами происходит на базе других платформ и распадается по другим каналам – это нивелирует практически все преимущества, поэтому очень важно, чтобы выбранный вами продукт обеспечивал как внутреннее, так и внешне корпоративное взаимодействие.
Общение с клиентами, поставщиками и партнерами в корпоративном мессенджере
Попробуйте новый Мессенджер Goodwix – он позволяет объединять сотрудников в единое корпоративное пространство, вести переписку с партнерами и контрагентами, а также обладает широкими возможностями для поиска и структуризации контактов и переписки.
